La información es el insumo más importante para que la Dirección de una empresa tome buenas decisiones. Se puede decir que la calidad de las decisiones depende de la calidad de la información que se usa para sustentarla; y esta calidad se sustenta en su oportunidad y en su precisión.

Desafortunadamente, los altos directivos de la mayoría de las empresas tienen que invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo para lograr que la información que requieren se recopile y se transmita hacia los niveles superiores y, debido a que estos procesos se llevan a cabo me forma manual, requieren de mucho tiempo para estar disponibles, y su confiabilidad es baja, por lo que la calidad de sus decisiones también se ve afectada.

Con las herramientas tecnológicas adecuadas y un proceso de consultoría especializados, usted se olvidará de estar pidiendo la información y presionando al personal de ventas, producción, finanzas, cuentas por cobrar, etc., para que la generen. También se olvidará de esperar largos períodos de tiempo por ella, así como de detectar inconsistencias y pelear por su corrección para tener información confiable.

Estas herramientas forzarán en sus áreas operativas y administrativas la disciplina necesaria para que registren la información que generan en el momento en que esto ocurre, evitando imprecisiones que podrían ocasionar inconsistencias posteriores. Esta información estará disponible al momento para ser consultada y analizada por la alta Dirección, la cual invertirá su valioso tiempo en estas actividades, en lugar de preocuparse por la recolección y calidad de la misma.

Un problema muy común es que los directivos de las empresas tengan que esperar varios meses después del cierre fiscal para tener los estados de resultados del año anterior. Esto equivale tanto como a tener el pronóstico meteorológico del día de ayer.

La información sobre el desempeño financiero de una empresa debe ser el insumo más importante para que la Dirección de una empresa tome las decisiones más trascendentes sobre las medidas que se tomarán en el futuro inmediato para garantizar la salud y el éxito de la organización. Razón por la cual está información no puede esperar a que se recopilen los datos correspondientes a todos los movimientos, y se les aplique un tratamiento contable, lo cual suele tomar varios meses.

Con las herramientas tecnológicas y la consultoría adecuadas, usted puede lograr que su información financiera y contable se actualice automáticamente conforme se llevan a cabo los movimiento operativos y administrativos de la organización. Adicionalmente, usted establecerá una disciplina contable inquebrantable, de forma que la contabilidad se formará de acuerdo a las políticas definidas por la Dirección, y se evitará que sus contadores la lleven a cabo con criterios de comodidad o facilidad, en lugar de esforzarse por reflejar la realidad organizacional, que es lo que debe hacer la contabilidad para que los Directivos tengan la visión requerida sobre la situación financiera de la empresa en cualquier momento que la requieran, y no sólo después de un período fiscal completo.

La falta de información oportuna y confiable obliga a los Directivos de las empresas a invertir grandes cantidades de tiempo y esfuerzo en la vigilancia directa de procesos de bajo nivel, los cuales serían fácilmente controlables si se pudiera conocer los datos de su desempeño al momento de generarse estos, ya que sólo requieren intervención Directiva cuando se presentan circunstancias específicas: baja de ventas, retrasos en la producción, exceso de inventario, flujo de efectivo, etc.
Con las herramientas tecnológicas y la consultoría adecuadas, la Dirección de la empresa puede lograr que se le informe cuando estos procesos presenten dichas condiciones específicas, y se olviden de invertir tiempo en ellos cuando no hay ningún problema, sólo por no tener la seguridad de que esto es así.

La información no tiene porque ser un insumo valioso únicamente para la alta Dirección. Todos los niveles de la organización se pueden beneficiar al contar con la información relevante a los procesos en los que cada quien participa, y de los procesos de cuyo desempeño depende el suyo, o a cuyo desempeño puede afectar el desempeño propio.

Con las herramientas tecnológicas y la consultoría adecuadas, puede proveer a todas las personas de su organización con la información que les ayudará a conocer su desempeño y, por ende, a saber cómo afecta ese desempeño a la organización en su conjunto, y cómo puede mejorar, tanto su propio desempeño, como el impacto que éste tiene en el desempeño general de la organización.

Garantizar la disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la información es apenas el primer paso en el complejo proceso del análisis y aprovechamiento de la misma. Después de esto, la Dirección tiene que invertir gran cantidad de tiempo en su tratamiento y síntesis, reduciendo de esta manera el tiempo invertido en su análisis y en la exploración de posibilidades y en la toma de las decisiones.

Con las herramientas tecnológicas y la consultoría adecuadas, la Dirección puede ir más allá de los reportes tabulares y las gráficas de barra o pie que requieren aun mucho tratamiento y síntesis para aprovecharse verdaderamente, y tener acceso a datos de un nivel más sintético, tales como: la posición de su organización con respecto a su competencia, cambios en el comportamiento de sus clientes y en los patrones de compra, las capacidades de su organización, condiciones de mercados, tendencias futuras, información demográfica y económica, etc.

Una organización con procesos automatizados, pero sin las herramientas de análisis de alto nivel, explota apenas un 50% del potencial de los datos que es capaz de generar, tal como una línea de producción obsoleta es incapaz de aprovechar un proceso de provisión de insumos altamente desarrollado.

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